POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

1. Objet

La présente politique décrit la manière dont TRANQUILLITE.FR collecte et traite les données à caractère personnel dans le cadre de son service d’accompagnement aux démarches administratives consécutives à un décès. Elle complète les Conditions Générales d’Utilisation et de Vente et la Politique relative aux cookies, dont elle reprend les définitions.

2. Responsable de traitement

Le responsable de traitement est la société TRANQUILLITE.FR, SAS immatriculée au RCS de Dijon sous le numéro 911 202 364, siège social 2 rue Maxime Guillot, 21240 Talant.

Lorsqu’un professionnel partenaire oriente une famille vers le Service, chaque partie demeure responsable de ses propres traitements. TRANQUILLITE.FR est seule responsable des traitements mis en œuvre dans le cadre de la fourniture du Service.

3. Délégué à la protection des données

Un délégué à la protection des données a été désigné et sa désignation notifiée à la CNIL. Cette fonction est confiée à la société DEEPEO. Contact : dpo@tranquillite.fr, ou par courrier au siège social à l’attention du délégué à la protection des données.

4. Origine des données

Informations renseignées par l’Utilisateur dans son Compte et son Espace personnel, documents qu’il dépose, informations transmises par un professionnel partenaire avec l’accord de la famille, informations recueillies par un conseiller au cours d’un entretien téléphonique, et données générées par l’usage du Service (journaux de connexion, suivi d’avancement).

5. Catégories de données traitées

Données d’identification de l’Utilisateur et des Proches. Données relatives au Défunt (état civil, date et lieu de décès, situation familiale, organismes et contrats concernés). Données nécessaires aux Démarches (références de contrats, coordonnées des organismes, éléments relatifs aux droits sollicités). Documents justificatifs déposés. Numéro d’inscription au répertoire national d’identification des personnes physiques, lorsque la Démarche l’exige, dans les conditions strictement prévues par la réglementation [à vérifier avec le DPO : périmètre exact, base réglementaire, mesures de protection]. Données de commande et de paiement, les données de carte bancaire n’étant ni collectées ni conservées. Données de connexion et d’utilisation. Échanges avec l’assistance.

Les documents déposés peuvent contenir des informations relevant de catégories particulières de données. TRANQUILLITE.FR ne les sollicite pas et invite l’Utilisateur à ne transmettre que les pièces nécessaires.

6. Finalités et bases légales

Exécution du contrat : création et gestion du Compte et des Espaces, identification des Démarches et génération des documents, accompagnement par un conseiller, expédition des courriers et mise à disposition des preuves, gestion des commandes et des paiements.

Obligation légale : facturation, comptabilité, fiscalité.

Intérêt légitime : assistance et réclamations, sécurité et prévention de la fraude, administration de la preuve, amélioration du Service et statistiques agrégées.

Consentement : transmission des coordonnées à un partenaire spécialisé en gestion de patrimoine, communications non nécessaires à l’exécution du contrat, cookies et traceurs non strictement nécessaires.

La fourniture des données signalées comme obligatoires conditionne la réalisation des Démarches.

7. Données relatives au Défunt

Les droits du RGPD s’éteignent au décès. Les données du Défunt sont traitées aux seules fins de l’accompagnement administratif, dans les conditions de l’article 85 de la loi du 6 janvier 1978. Toute personne peut définir des directives post-mortem, et les héritiers peuvent exercer certains droits en justifiant de leur qualité.

8. Destinataires et sous-traitants

Personnels habilités de TRANQUILLITE.FR. Organismes destinataires des Démarches, sur décision et au nom de l’Utilisateur. Proches invités par le Titulaire. Partenaire gestion de patrimoine en cas de consentement exprès. Le cas échéant, auxiliaires de justice et autorités habilitées.

Sous-traitants : SCALEWAY (hébergement en France), MYSENDINGBOX (impression et dépôt des courriers), STRIPE (paiements), BREVO (emails transactionnels), PIPEDRIVE (relation commerciale), [à compléter : infogérance et maintenance applicative], [à compléter si applicable : automatisation et analyse d’audience].

9. Transferts hors de l’Union européenne

Données hébergées en France. Certains sous-traitants peuvent traiter des données hors UE, sous décision d’adéquation ou clauses contractuelles types, avec mesures supplémentaires le cas échéant.

10. Durées de conservation

Espace personnel accessible 12 mois après la dernière Démarche. Archivage intermédiaire en accès restreint pendant 3 ans à compter de la dernière Démarche, puis suppression. Compte sans espace actif supprimé après [à compléter] d’inactivité. Pièces comptables 10 ans. Preuves d’acceptation et de commande, durée de la relation puis 5 ans. Journaux [à compléter]. Prospection 3 ans après le dernier contact. Consentement cookies 6 mois.

11. Sécurité

Chiffrement en transit et au repos, cloisonnement des environnements, habilitations au moindre privilège, journalisation des accès, sauvegardes régulières, gestion des incidents. Hébergement en France. Notifications en cas de violation de données présentant un risque.

12. Décisions automatisées et outils d’analyse

L’identification des Démarches repose sur des règles métier appliquées aux informations renseignées et produit une liste de démarches proposées. Aucune décision produisant des effets juridiques n’est prise sur le seul fondement d’un traitement automatisé, les décisions relevant des organismes destinataires. Le recours éventuel à la reconnaissance automatique de documents fera l’objet d’une information préalable.

13. Droits des personnes

Accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité, retrait du consentement. Exercice auprès de dpo@tranquillite.fr. Réponse sous un mois, prorogeable de deux mois. Justificatif d’identité possible en cas de doute raisonnable, conservé le temps du traitement de la demande. Réclamation possible auprès de la CNIL.

14. Cookies

Renvoi à la Politique relative aux cookies.

15. Modification

La version applicable est celle publiée sur le Site, toute modification substantielle étant portée à la connaissance des Utilisateurs disposant d’un Espace personnel actif.