Vous êtes employeur et vous devez faire face au décès d’un salarié au sein de votre entreprise ? Cet événement tragique vient profondément bouleverser l’ensemble des collaborateurs et collègues du défunt. Après le choc de la nouvelle, de nombreuses questions s’imposent au service RH : quelles sont les démarches administratives obligatoires à réaliser ? Qui sont les organismes à prévenir ? Dans quels délais ? Cet article est là pour répondre à toutes vos interrogations. Restez avec nous ! 

Les points clés à retenir en cas de décès d’un salarié

Que faire en cas de décès d’un salarié de votre entreprise ? Voici les points essentiels à retenir pour faire face à cette situation de crise :

  • Les démarches à réaliser ne sont pas les mêmes si le décès est survenu sur le lieu de travail ou en dehors.
  • Dans les 2 cas, l’employeur ou le service des ressources humaines (RH) doit mettre à jour le registre unique du personnel (RUP), établir les documents de fin de contrat et prévenir les organismes sociaux.
  • Le décès du salarié dans les locaux de l’entreprise est considéré comme un accident de travail. Des démarches supplémentaires sont à prévoir.

Ensemble, parcourons en détail les différents cas de figure afin de vous aider à savoir quelle procédure suivre, sans vous tromper. 

Quelles sont les démarches à accomplir en cas de décès du salarié sur son lieu de travail ?

Nous tenons d’abord à vous adresser tout notre soutien au cours de cette épreuve tragique qui vient affecter l’ensemble des collaborateurs de votre établissement.

Déclarer l’accident du travail

Le décès de votre salarié est survenu sur son lieu de travail ? L’événement est alors considéré comme un accident du travail qui a coûté la vie au collaborateur. Par conséquent, vous devez réaliser une déclaration d’accident du travail auprès de la caisse d’assurance maladie (CPAM ou MSA) dans les 48 heures (hors dimanche et jours fériés).

📝 Exemple : Monsieur X qui travaillait au sein de votre entreprise est décédé sur son lieu de travail le mardi 15 avril 2025 à 16 h 02. Vous devez effectuer la déclaration d’accident du travail avant le jeudi 17 avril 2025, même heure. 

Informer le CSE du décès du salarié

La 2e démarche à réaliser après le décès d’un salarié sur son lieu de travail consiste à informer le Comité Économique et Social (CSE), s’il y a lieu. Vous êtes concerné par cette obligation si votre établissement compte au moins 11 collaborateurs.

Pourquoi prévenir le CSE ? À la suite d’un drame tel que celui-ci, les représentants du personnel peuvent décider de mener une enquête afin de mieux comprendre les causes de l’accident et mettre en place des mesures préventives. 

Avertir l’inspecteur du travail

Un autre interlocuteur incontournable doit être informé du décès d’un salarié : l’inspecteur du travail. En tant qu’employeur, vous disposez d’un délai de 12 heures maximum après le décès pour lui faire part de la nouvelle.

Mettre à jour le registre unique du personnel (RUP)

Vous travaillez au sein d’un service RH ? Alors, vous devez bien connaître ce document de référence : le Registre Unique du Personnel (RUP). Ce dernier recense l’ensemble des arrivées et des départs au sein de l’entreprise. Lorsqu’un employé décède, vous devez mettre à jour le registre en conséquence et y faire figurer son décès.

💡 Bon à savoir : lors du décès d’un salarié, son contrat est automatiquement rompu.  

Réaliser le reçu pour solde de tout compte du défunt

Cette tâche fastidieuse revient aux gestionnaires de paie de votre établissement !

Le solde de tout compte fait partie des documents de fin de contrat traditionnellement remis aux employés qui quittent les effectifs. Il recense toutes les indemnités et les sommes restant dues au collaborateur. 

Quid de ce document en cas de décès ? Dans ce cas particulier, le solde de tout compte doit être délivré aux héritiers du défunt ou au notaire chargé de la succession.

Vous souhaitez obtenir plus d’informations à ce sujet ? Nous vous invitons à lire notre dossier complet sur le solde de tout compte en cas de décès d’un salarié.

Établir le certificat de travail

Vous devez également remettre aux héritiers le certificat de travail du salarié défunt.  

💡 Bon à savoir : la remise de ce document est obligatoire, quel que soit le type de contrat (CDI, CDD ou autre).

Prévenir les organismes sociaux 

Vous ne le saviez peut-être pas, mais il vous revient également de prévenir les différents organismes sociaux du décès de votre collaborateur. Parmi eux, nous pouvons citer :

  • Les caisses de retraite.
  • Les organismes de prévoyance.
  • Les mutuelles santé.

Ces formalités sont impératives, car elles pourront permettre aux proches du défunt de bénéficier d’aides financières. 

👉 Lire aussi : Quels sont les organismes à prévenir en cas de décès ?

Répondre aux questions des familles endeuillées

Heureusement, en tant qu’employeur, vous êtes rarement confronté au décès d’un salarié. Mais lorsque cela arrive, vous vous retrouvez face à un gros point d’interrogation. Que faire ? Qui contacter ? Quelles sont les obligations à respecter ?

Cette situation tragique et inhabituelle entraîne beaucoup de questions et une charge de travail supplémentaire pour vos équipes RH. Sans compter l’aspect émotionnel et la gestion des échanges avec les familles qui vous assaillent de questions auxquelles vous n’avez pas nécessairement les réponses…

Vous souhaitez vous affranchir de ces formalités délicates et apporter un vrai soutien aux familles de vos collaborateurs ? Confiez-les à des experts en démarches après décès ! Réservez un appel gratuit avec Teddy, le fondateur de tranquillite.fr, entreprise française basée près de Dijon.

Que faire si le collaborateur est décédé en dehors des locaux de l’entreprise ? 

Voyons maintenant ensemble le 2e cas de figure : le décès du salarié est survenu en dehors du lieu de travail. 

Vous vous trouvez dans cette situation ? Sachez que les démarches à accomplir sont sensiblement les mêmes que celles présentées ci-dessus. Les seules exceptions ? Vous n’avez pas à réaliser de déclaration d’accident du travail ni à informer le CSE et l’inspection du travail.

En revanche, vous devez remplir les obligations suivantes : 

  • Mettre à jour le registre unique du personnel (RUP) en radiant le salarié défunt.
  • Établir les documents de fin de contrat : reçu pour solde de tout compte et certificat de travail.
  • Prévenir les organismes sociaux (prévoyance, mutuelle, caisses de retraite, etc.).

Quelles formalités en cas de décès d’un salarié en arrêt maladie ?

Que faire dans le cas où votre collaborateur a perdu la vie alors qu’il était en arrêt de travail ? 

En fait, l’arrêt maladie est considéré comme une suspension du contrat de travail. Par conséquent, vous pouvez suivre la même procédure que dans le cas du décès d’un salarié en dehors du lieu de travail. 

Soutenez vos collaborateurs face au deuil

Chaque année, certains de vos employés doivent faire face à la perte d’un être cher. Ce bouleversement de vie ne se cantonne pas seulement à la sphère privée, mais impacte également la vie professionnelle de vos collaborateurs.

  • 80 % des employés en deuil consacrent plus de 1 heure par jour de travail à gérer leur deuil et leurs tâches successorales.
  • 35 % des salariés s’isolent à la suite d’un deuil.
  • 40 % des salariés pensent à quitter leur emploi pour faire face à leur deuil et se focaliser sur les démarches à effectuer.

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