Rares sont les entreprises qui sont formées et préparées à la gestion du décès d’un collaborateur. Bien souvent, des procédures existent pour toutes sortes de situations de crise, mais rien n’est prévu pour faire face à la perte d’un employé. Pourtant, de nombreuses démarches administratives doivent être accomplies par l’employeur et par les équipes RH. La première d’entre elles ? Prévenir les organismes sociaux. Pour vous aider, nous avons rédigé pour vous un modèle de courrier en cas de décès du salarié à personnaliser et à envoyer à chaque interlocuteur. Voyons-le ensemble ! 

Quels sont les organismes sociaux à informer après le décès d’un collaborateur ? 

Les caisses de retraite 

En tant qu’employeur, vous devez systématiquement informer les caisses de retraite (de base et complémentaire) en cas de décès de l’un de vos collaborateurs.

Ainsi, les cotisations sociales qui visent à financer la retraite du défunt ne seront plus prélevées par les caisses concernées. 

💡 Bon à savoir : le conjoint du salarié peut toucher une partie de la pension de retraite que ce dernier aurait dû percevoir. C’est ce qu’on appelle la pension de réversion.  

Les organismes de prévoyance 

Savez-vous si le collaborateur défunt souscrivait à un contrat de prévoyance au sein de votre établissement ?

Pour vous aider, sachez que ce dernier est obligatoire si :

➡️ Le salarié était cadre : l’Accord national interprofessionnel (ANI) de 2017 relatif à la prévoyance des cadres impose aux entreprises de cotiser pour tous leurs collaborateurs cadres.

➡️ Votre convention collective ou un accord d’entreprise prévoit une prévoyance collective obligatoire pour tous vos salariés, quel que soit leur statut (cadre ou non-cadre).

Vous devez alors prévenir l’organisme assureur du décès de votre employé. Une rente ou un capital décès pourra être versé à son conjoint et à ses enfants. Cette étape est essentielle ! En effet, cette somme représente une aide financière précieuse pour les proches en cette période tragique. 

👉 Lire aussi : Que faire en cas de décès d’un parent ? 5 démarches importantes

Les mutuelles santé 

Ici, pas de question à se poser. Depuis le 1er janvier 2016, toutes les entreprises doivent obligatoirement proposer une complémentaire santé à leurs salariés. Et ce, quel que soit leur nombre de collaborateurs !

Par conséquent, vous devez informer votre mutuelle d’entreprise de la mauvaise nouvelle. Certaines complémentaires prévoient également des aides pour les familles.  

💡Bon à savoir : comme toujours, il existe des exceptions. Un collaborateur peut refuser d’adhérer au régime de frais de santé de votre établissement s’il est déjà couvert par une mutuelle familiale obligatoire par le biais de l’employeur de son conjoint. Dans tous les cas, nous vous recommandons de vous rapprocher de l’organisme pour faire le point sur la situation du défunt.

Les autres interlocuteurs à ne pas oublier

Veillez également à informer :

  • L’URSSAF.
  • La médecine du travail (afin de retirer le salarié du planning des visites médicales périodiques).

Cependant, prévenir les organismes sociaux ne représente qu’une étape de la procédure que vous devez suivre après le décès d’un collaborateur. 

Vous voulez être sûr de remplir toutes vos obligations après la perte d’un employé ? Lisez notre guide complet détaillé : Décès d’un salarié : quelles obligations pour l’employeur ?

Modèle de courrier pour prévenir du décès du salarié (caisses de retraite, mutuelle, prévoyance)

Maintenant que vous savez qui contacter, rentrons dans le vif du sujet. Pour vous aider, nous avons préparé pour vous un modèle de courrier pour prévenir les organismes du décès du salarié. Vous n’avez plus qu’à le personnaliser !

{Nom de l’entreprise}

{Service concerné (Ressources humaines, par exemple)}

{Adresse de l’entreprise}

{Téléphone}

{Mail de l’interlocuteur RH}

{Nom de l’organisme}
{Adresse de l’organisme}

Objet : Déclaration de décès d’un salarié


Envoi par lettre recommandée avec accusé de réception

Le {date du jour}, 


Madame, Monsieur, 


Je regrette de vous informer du décès de {nom, prénom et n° de Sécurité sociale du salarié}, employé dans notre entreprise {nom de l’entreprise}, né le {date de naissance} à {lieu de naissance} et décédé le {date du décès} à {lieu du décès}.

*Pour la mutuelle et la prévoyance : {Prénom et nom du salarié} est titulaire d’un contrat de {type de contrat}, référence {n° de client/sociétaire ou référence de contrat} auprès de votre établissement. Je vous remercie de bien vouloir procéder à la résiliation du contrat ainsi qu’au versement des éventuelles sommes dues à la famille du défunt. 

Je vous saurais gré de m’accuser réception de cette lettre.

Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

{Nom et prénom de l’interlocuteur RH ou de l’employeur}

{Intitulé du poste et nom de l’entreprise}

{Tampon de l’entreprise/Signature}

💡Attention : votre courrier devra impérativement être accompagné de pièces justificatives qui peuvent différer selon l’organisme. 

Comment aider les proches de l’employé décédé en tant qu’employeur ? 

En tant qu’employeur ou collaborateur RH de l’entreprise, vous êtes en première ligne au moment du décès d’un salarié. Cet événement tragique qui ne se produit que très rarement engendre une charge mentale et émotionnelle sans précédent…

Vous devez gérer à la fois :

  • Le choc émotionnel que représente cette annonce. 
  • L’impact de la nouvelle sur les collègues et l’ensemble des équipes.
  • La réorganisation du travail pendant cette situation de crise.
  • Les démarches administratives à réaliser en un temps record.
  • Les appels des proches qui vous interrogent sur les formalités à accomplir. 

Dans ces instants difficiles, les familles se reposent sur vous et vous assaillent de questions. Qui contacter ? Quels courriers rédiger ? Malheureusement, vous n’avez pas toujours de réponses à leur apporter. Vous vous sentez démuni face à leur détresse.

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