Vous venez d’apprendre le décès de l’un de vos collaborateurs ? Une fois passé le choc de l’annonce, vous êtes vite rattrapé par la réalité administrative. Comment faire le calcul du solde de tout compte en cas de décès du salarié ? Quelles indemnités verser au moment de sa dernière fiche de paie ? À qui remettre les documents de fin de contrat ? Autant de questions dont vous trouverez les réponses dans cet article. Professionnels RH et gestionnaires de paie : ce guide est pour vous !
Quelles sont les indemnités en cas de décès du salarié ?
L’indemnité compensatrice de congés payés
La première indemnité à calculer en cas de décès du salarié ? Il s’agit de l’indemnité compensatrice de congés payés. Un classique en paie !
Comme dans le cas d’une fin de contrat, vous devez comptabiliser le nombre de jours de congés que le salarié avait acquis au moment de son décès, mais qu’il n’avait pas encore posés. Ce solde sera versé sous forme d’argent aux héritiers lors de la dernière paie du collaborateur.
📝 Exemple : Madame X avait le droit à 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail. Au jour de son décès, elle avait acquis 10 jours de congés. Sur ces 10 jours, elle n’en avait posé que 4. En conséquence, vous devez payer une indemnité compensatrice de congés payés correspondant aux 6 jours de congés non pris (10 jours acquis – 4 jours pris = 6 jours dus).
Les indemnités de RTT ou de repos compensatoire
Votre convention collective ou un accord sur le temps de travail prévoit des RTT pour vos collaborateurs ? Alors, vous devez également payer une indemnité liée aux jours de RTT acquis et non pris.
Il en va de même si les éventuelles heures supplémentaires (ou complémentaires) de l’employé étaient rémunérées sous forme de repos compensateur. Vous devez convertir les heures disponibles sur son compteur en une somme d’argent à verser.
💡 Bon à savoir : ses heures étaient mises de côté sur un compte épargne temps ? Les héritiers peuvent demander un déblocage anticipé des sommes face à ces circonstances exceptionnelles.
Les primes annuelles au prorata du temps de présence
Y avez-vous pensé ? Les primes annuelles doivent également être comptabilisées dans la dernière fiche de paie du salarié décédé. Vous devez les proratiser en fonction de la date du décès du collaborateur.
Par exemple, il peut s’agir de :
- la prime de participation ;
- la prime d’intéressement ;
- le 13e mois ;
- la prime de fin d’année, etc.
👉 Lire aussi : Deuil au travail : quel impact sur le salarié et comment l’accompagner ?
Comment réaliser le calcul du solde de tout compte après le décès du salarié ?
Si vous lisez cet article, c’est que vous êtes sûrement au clair sur ce qu’est un solde de tout compte ! Dans le doute, voici 2 rappels importants :
- Le dernier bulletin de salaire après le décès : il englobe toutes les indemnités et sommes dues à l’employé. C’est ce que vous devez calculer après le décès du collaborateur.
- Le reçu pour solde de tout compte, quant à lui, n’est pas un calcul, mais un document qui fait l’inventaire de toutes les sommes versées au salarié au moment de la fin du contrat.
Maintenant que c’est dit, voyons en détail comment réaliser la dernière paie du défunt. Vous devez prendre en compte les éléments suivants :
✅ Salaire du mois en cours dû à la date du décès.
✅ Heures supplémentaires ou complémentaires éventuelles effectuées avant la date du décès.
✅ Primes mensuelles dues (prime d’ancienneté, de performance, de pénibilité, etc.).
✅ Primes annuelles proratisées (13e mois, prime d’intéressement, etc.).
✅ Indemnités de congés payés.
✅ Indemnités liées aux RTT ou au repos compensateur non pris.
✅ Solde du compte épargne temps (CET), s’il y a lieu.
💡 Zoom sur l’épargne salariale : un dispositif d’épargne salariale est en vigueur dans votre entreprise ? Pensez à vérifier si le collaborateur défunt avait placé de l’argent sur son PEE ou son PERCO. Ses héritiers peuvent demander à débloquer ces sommes de manière anticipée, s’ils le souhaitent.
Vous êtes désormais au clair sur le calcul du solde de tout compte en cas de décès d’un salarié !
Quelles sont les mentions obligatoires d’un solde de tout compte ?
Vous avez calculé la paie du dernier mois travaillé par l’employé décédé ? Vous avez fait la plus grosse partie du travail ! Maintenant, vous allez pouvoir rédiger le reçu pour solde de tout compte.
Pour vous y aider, voici les éléments qui doivent impérativement y figurer :
- L’inventaire détaillé des sommes dues au collaborateur et versées à ses héritiers.
- La mention « Établi en 2 exemplaires originaux dont l’un est remis au salarié ».
Attention : pour être valide, le reçu pour solde de tout compte devra être daté et signé par les héritiers (ou le notaire chargé de la succession, selon les cas) avec la mention manuscrite « Pour solde de tout compte ».
💡 Que se passe-t-il si le reçu pour solde de tout compte n’est pas retourné signé par les proches du défunt ? Il peut alors être contesté dans les 6 mois. Veillez donc à suivre le retour du document et à prévoir une relance si nécessaire. Dans ces moments difficiles, il n’est pas rare que les familles croulent sous les démarches après décès à effectuer et peinent à tout réaliser en temps et en heure… Soyez toujours dans l’écoute et l’empathie.
À qui remettre la dernière fiche de paie d’une personne décédée et les documents de fin de contrat ?
Au décès du collaborateur, le service RH ou paie doit préparer les documents de fin de contrat :
- le dernier bulletin de paie ;
- le reçu pour solde de tout compte ;
- le certificat de travail.
Mais à qui devez-vous adresser ces documents ? 2 cas de figure peuvent se présenter :
➡️ Cas n° 1 : la succession est gérée par un notaire. Vous devez verser toutes les sommes dues au notaire, sur présentation d’un acte de notoriété. Cet argent sera réparti entre les éventuels héritiers au moment du règlement de la succession.
➡️ Cas n° 2 : aucun notaire n’a été désigné. C’est tout à fait possible, car l’intervention d’un notaire n’est pas toujours obligatoire. Alors, les derniers salaires et indemnités sont payés directement aux héritiers. Vous devez bien sûr demander une preuve de leur qualité d’héritier aux proches du défunt avant de leur verser cet argent.
Quid de l’envoi ? Vous pouvez opter pour une remise en main propre ou un envoi par courrier recommandé avec accusé de réception.
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FAQ
Doit-on verser la prime d’ancienneté en cas de décès ?
Oui ! Le collaborateur touchait habituellement une prime d’ancienneté ? Alors, cette dernière doit être intégrée au calcul du solde de tout compte après le décès du salarié.
Comment gérer la rupture du contrat de travail du collaborateur défunt ?
En cas de décès d’un employé, la rupture du contrat de travail est automatique. Il s’agit d’un cas de force majeure. Vous n’avez donc pas à formaliser la fin du contrat. La date de fin de contrat correspond à la date du décès mentionnée sur l’acte de décès.
Pour savoir tout ce que vous devez faire au moment de la mort d’un collaborateur, nous vous invitons à lire notre article complet : Décès d’un salarié : quelles obligations pour l’employeur ?
Est-ce qu’une indemnité de rupture est versée en cas de décès ?
Non, aucune indemnité de rupture de contrat n’est prévue.
En revanche, les primes et indemnités habituellement versées en fin de contrat (congés payés, RTT, etc.) doivent être payées aux héritiers.
Que se passe-t-il si le salarié était en cours de licenciement au moment de son décès ?
C’est un cas relativement rare, mais cela peut arriver ! Votre collaborateur était en cours de procédure de licenciement ou de rupture conventionnelle au moment de son décès et vous ne savez pas comment faire ?
Vous devez verser l’indemnité de licenciement si ce dernier avait été notifié avant le décès du salarié. Idem pour la rupture conventionnelle : si elle avait été homologuée avant la date du décès, alors l’indemnité correspondante est due.
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Nous espérons que cet article vous aura aidé à y voir plus clair sur l’ensemble des calculs de solde de tout compte après le décès d’un salarié. Dans ces moments, les services RH sont les premiers impactés. Pourtant, rares sont les équipes et managers qui sont formés à la gestion de ces situations de crise…
Il en va de même lorsqu’un employé perd un proche.
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